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自制Excel多级下拉菜单快速批量输入  

2010-08-21 10:55:02|  分类: OFFICE技巧 |  标签: |举报 |字号 订阅

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近段时间,经常有人问起利用数据有效性建立分类下拉列表的问题,为方便大家使用,将我几年前写的一篇稿件重发一次,供大家参考。
    因工作需要,常常要将建筑施工企业的单位名称输入到Excel表格中,由于要求每次输入同一个企业的名称要完全一致,我就利用“数据有效性”制作了一个下拉列表来进行输入。
  但由于有150多个单位名称,下拉列表太长,选择起来非常不方便,于是,我对其进行了改进,实现了“分类列表选择、快速统一输入”之目的。
    1、建库
  启动Excel2000(XP也可),切换到Shift2工作表(其他工作表也可)中,将建筑施工企业名称按其资质等级分别分别输入不同列的单元格中,建立一个企业名称数据库(如图1)。 
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   [特别提示]如果有其他企业加入,可以随时将名称输入到该列下面的单元格中。
    2、命名
  在Shift2工作表中,选中A列(一级企业名称所在列),然后将光标定在“名称”栏内(位于“编辑栏”左侧,如图2),输入“一级”,并按“回车”键进行确认。 
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      仿照上面的操作,将B、C、D列分别命名为“二级、三级、四级”。
    3、建立
  切换到Sheet1工作表中,选中需要输入企业资质等级的列(如C列),执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框(如图3)。进入“设置”标签,单击“允许”右侧的下拉按钮,选中“序列”选项,在下面接着出现的“来源”方框中,输入“一级,二级,三级,四级”序列,输入完成后,确定退出。
 
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      [特别提示]在输入“序列”时,序列中各元素之间请用英文状态下的逗号隔开。
  再选中需要输入企业名称的列(如D列),再次打开“数据有效性”对话框,选中“序列”选项后,在“来源”方框中输入公式:=INDIRECT(C1),确定退出。
  4、使用
  选中C列任意单元格(如C4),在其右侧出现了个下拉按钮,单击此按钮,即可选择企业的资质等级级别填入相应的单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如图4),同样在其右侧出现了个下拉按钮,单击此按钮,即可从相应资质等级的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。
 
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    怎么样?这样输入企业名称(当然,此法不仅仅适用于输入企业名称哟),是不是既快速又统一?!
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